為規(guī)范中國(guó)科學(xué)院戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專(zhuān)項(xiàng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)”）建檔工作，確保先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家、院有關(guān)檔案工作制度規(guī)范，結(jié)合先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔案工作特點(diǎn)，制定本規(guī)范。

　　第一章 歸檔范圍與質(zhì)量要求

　　第一條 先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔案包括科研檔案（紙質(zhì)和電子兩種形式）、聲像檔案（照片、音頻、視頻）等。先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限可參考附件1。

　　第二條 先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)歸檔文件材料質(zhì)量應(yīng)符合以下要求：

　　（一）歸檔文件材料一般應(yīng)為原件。因特殊情況無(wú)法獲取原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)制件上加蓋復(fù)制件提供單位的公章，并注明原件存放地。

　　（二）歸檔文件材料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清楚，圖樣（表）清晰、格式規(guī)范、簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備，不得隨意更改、變動(dòng)。

　　（三）歸檔文件材料應(yīng)采用耐久、可靠、滿足長(zhǎng)期保存要求的記錄載體和記錄方式。

　　（四）歸檔聲像文件材料的聲音、影像應(yīng)清晰，主題突出，具有代表性和典型性，能夠客觀、完整地反映活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等。

　　（五）歸檔電子文件、聲像文件材料應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，真實(shí)性、完整性、可用性、安全性應(yīng)符合《中國(guó)科學(xué)院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）》（科發(fā)辦字〔2021〕40號(hào)）相關(guān)規(guī)定要求。

　　（六）歸檔電子文件、聲像文件材料應(yīng)采用通用格式歸檔，不能轉(zhuǎn)換為通用格式的，應(yīng)與其專(zhuān)用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等一并歸檔。

　　第二章   歸檔文件材料整理

　　第三條 整理原則

　　（一）先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)文件材料的整理應(yīng)符合系統(tǒng)性、成套性要求，遵循其自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

　　（二）先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)科研文件材料以“卷”為單位整理，聲像文件材料以“件”為單位整理。

　　（三）紙質(zhì)文件材料和電子文件整理應(yīng)協(xié)調(diào)一致。

　　第四條 分類(lèi)

　　先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)科研文件材料、聲像文件材料按照“任務(wù)層級(jí)”分類(lèi)；其中，專(zhuān)項(xiàng)層級(jí)文件材料按照“問(wèn)題”分類(lèi)，一般分為策劃論證與立項(xiàng)、組織管理、成果管理、綜合績(jī)效評(píng)價(jià)與后評(píng)估等。先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔案分類(lèi)示例圖見(jiàn)附件2。

　　第五條 紙質(zhì)科研文件材料的整理

　　先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)紙質(zhì)科研文件材料的整理包括組件、修整、組卷、編制檔號(hào)、編頁(yè)、編制卷內(nèi)目錄、編制案卷封面、編制案卷目錄、編制卷內(nèi)備考表、裝訂與裝盒。

　　（一）組件

　　1. 件的構(gòu)成

　　科研文件材料一般以每份文件為一件。

　　（1）正文、附件一般為一件，文件的附件數(shù)量較多或者過(guò)厚時(shí)，可單獨(dú)成件；文件正本與定稿一般為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件。

　　（2）績(jī)效實(shí)施報(bào)告、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、實(shí)驗(yàn)記錄本、圖冊(cè)、報(bào)表等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）。

　　（3）簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一般一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件；會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件。

　　（4）來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。

　　（5）有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

　　2. 件內(nèi)文件材料排序

　　正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有收文處理單或發(fā)文稿紙的，收文處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　（二）修整

　　1. 對(duì)不符合要求的紙質(zhì)歸檔文件材料應(yīng)進(jìn)行修整。

　　2. 紙質(zhì)歸檔文件材料字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制；已破損的，應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25）予以修裱。

　　3. 歸檔文件材料應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　4. 對(duì)于幅面過(guò)大的文件材料，應(yīng)在不影響日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊，應(yīng)控制折疊數(shù)，并露出文件材料首頁(yè)標(biāo)題，折痕避免壓字。圖紙參照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3）按照手風(fēng)琴式和A4號(hào)圖幅（210mm×297mm）折疊，標(biāo)題欄在右下角露出來(lái)，歸檔底圖嚴(yán)禁折疊。

　　（三）組卷

　　1. 專(zhuān)項(xiàng)文件材料按內(nèi)容組卷，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。

　　2. 項(xiàng)目文件材料以項(xiàng)目為單位，按科研工作階段組成一卷或多卷。

　　3. 課題文件材料以課題為單位，按科研工作階段或重要程度組成一卷或多卷。設(shè)備文件材料以臺(tái)（套）為單位，按設(shè)備購(gòu)置流程組卷。獨(dú)立成冊(cè)（套）的技術(shù)文件應(yīng)保持其原貌，不宜拆散重新組卷；長(zhǎng)期、連續(xù)性的常規(guī)觀測(cè)實(shí)驗(yàn)等原始記錄、整理記錄及綜合分析報(bào)告、運(yùn)行記錄等可按時(shí)間順序組卷。

　　4. 卷內(nèi)文件材料結(jié)合問(wèn)題、時(shí)間進(jìn)行排列。

　　（四）編制檔號(hào)

　　先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)科研檔案檔號(hào)由檔案門(mén)類(lèi)代碼、先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)、問(wèn)題代碼、案卷號(hào)組成，檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“檔案門(mén)類(lèi)代碼-先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)[-問(wèn)題代碼]-案卷號(hào)”。檔號(hào)釋義圖見(jiàn)附件3。

　　1. 檔案門(mén)類(lèi)代碼：采用檔案門(mén)類(lèi)名稱(chēng)的拼音首字母縮寫(xiě)標(biāo)識(shí)?？蒲袡n案代碼為KY。

　　2. 先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)：指專(zhuān)項(xiàng)、項(xiàng)目、課題的任務(wù)編號(hào)。

　　3. 問(wèn)題代碼：采用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。策劃論證與立項(xiàng)為01，組織管理為02，成果管理為03，綜合績(jī)效評(píng)價(jià)與后評(píng)估為04。

　　4. 案卷號(hào)：填寫(xiě)案卷排列順序號(hào)。案卷號(hào)用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足。

　　各先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)應(yīng)按先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)編制規(guī)則編制檔號(hào)；各級(jí)任務(wù)實(shí)施單位可根據(jù)本單位檔案管理情況編制立檔單位檔號(hào)，立檔單位檔號(hào)應(yīng)與先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)互見(jiàn)。

　　（五）編頁(yè)

　　1. 以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，各件之間不連續(xù)編號(hào)。

　　2. 編寫(xiě)頁(yè)號(hào)以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　3. 已有頁(yè)號(hào)且編號(hào)連續(xù)無(wú)誤的單件裝訂文件材料，如裝訂成套的圖樣、印刷成冊(cè)的文件材料等，可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　4. 頁(yè)號(hào)宜標(biāo)注在文件材料正面右上角或背面左上角的空白位置，折疊后的圖紙一律標(biāo)注在右下角。

　　（六）編制卷內(nèi)目錄

　　1. 卷內(nèi)目錄應(yīng)對(duì)照卷內(nèi)文件材料逐件著錄，排列在卷內(nèi)文件材料首頁(yè)之前。

　　2. 卷內(nèi)目錄設(shè)置序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、保密期限、載體形式、備注、檔號(hào)等項(xiàng)目，式樣見(jiàn)附件4。具體填寫(xiě)要求如下：

　　（1）序號(hào)：填寫(xiě)卷內(nèi)歸檔文件材料順序號(hào)。以一份文件為單位，從“01”依次標(biāo)注。不同案卷應(yīng)分別從01起編寫(xiě)序號(hào)。

　　（2）文件編號(hào)：填寫(xiě)文件材料的發(fā)文字號(hào)、型號(hào)、圖號(hào)或代字、代號(hào)等。沒(méi)有文件編號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。

　　（3）責(zé)任者：填寫(xiě)文件材料形成部門(mén)或主要責(zé)任者，應(yīng)著錄全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)著錄兩個(gè)主要責(zé)任者，中間用“、”隔開(kāi)，其余用“等”代替。

　　（4）文件題名：填寫(xiě)文件材料標(biāo)題全稱(chēng)，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的依據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題，擬寫(xiě)標(biāo)題外應(yīng)加“[ ]”。外文文件材料應(yīng)有翻譯的相應(yīng)中文題名。

　　（5）日期：填寫(xiě)文件材料形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如20220609。日期無(wú)法考證的，以歸檔年度為文件材料年度，月、日用“01”補(bǔ)足，如20220101。

　　（6）頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每件歸檔文件材料的頁(yè)數(shù)總數(shù)。

　　（7）密級(jí)：按文件材料實(shí)際標(biāo)注填寫(xiě)密級(jí)，一般分為秘密、機(jī)密、絕密三種。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

　　（8）保密期限：文件材料明確標(biāo)注保密期限的，應(yīng)同時(shí)填寫(xiě)保密期限，如“1年”；無(wú)保密期限的不填寫(xiě)。

　　（9）載體形式：填寫(xiě)文件材料載體狀態(tài)，如“紙質(zhì)”。

　　（10）備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況，如歸檔復(fù)印件的原件存放地。

　　（11）檔號(hào)：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　（七）編制案卷封面

　　案卷封面設(shè)置檔號(hào)、案卷題名、保管期限、密級(jí)、起止日期、歸檔日期等項(xiàng)目，式樣見(jiàn)附件5。具體填寫(xiě)要求如下：

　　1. 檔號(hào)：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　2. 案卷題名：填寫(xiě)本卷文件材料組合內(nèi)容的概括性標(biāo)題，應(yīng)簡(jiǎn)明、扼要，反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容和文種。

　　3. 保管期限：填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限，分永久和定期10、30年，分別使用“永久”“30年”“10年”標(biāo)識(shí)。

　　4. 密級(jí)：填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)。

　　5. 起止日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件材料形成的最早和最晚的日期，如20210101-20220101。

　　6. 歸檔日期：填寫(xiě)檔案正式移交綜合檔案室（檔案部門(mén)）的日期。

　　（八）編制案卷目錄

　　案卷目錄設(shè)置序號(hào)、先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)、立檔單位檔號(hào)、任務(wù)名稱(chēng)、案卷題名、總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、起始日期、終止日期、保管期限、密級(jí)、備注等項(xiàng)目，式樣見(jiàn)附件6。具體填寫(xiě)要求如下：

　　1. 序號(hào)：填寫(xiě)案卷的流水順序號(hào)。以卷為單位，從“0001”依次標(biāo)注。

　　2. 先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)、立檔單位檔號(hào)：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　3. 任務(wù)名稱(chēng)：填寫(xiě)各級(jí)任務(wù)實(shí)施單位所承擔(dān)任務(wù)的全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　4. 案卷題名、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，按照本規(guī)范“第五條（七）”相關(guān)要求填寫(xiě)。

　　5. 總件數(shù)：填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件材料的件數(shù)之和?！拜d體形式”為“紙質(zhì)和電子”的僅算1件。

　　6. 總頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件材料的頁(yè)數(shù)之和。

　　7. 起始日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的最早日期，如20210101。

　　8. 終止日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的最晚日期，如20220101。

　　9. 備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。

　　（九）編制卷內(nèi)備考表

　　卷內(nèi)備考表置于卷內(nèi)全部文件材料之后。設(shè)置盒內(nèi)文件材料情況說(shuō)明、立卷人、立卷日期、審核人、審核日期等項(xiàng)目，式樣見(jiàn)附件7。具體填寫(xiě)要求如下：

　　1. 盒內(nèi)文件材料情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，注明與本卷有密切關(guān)系但不能保存在一起的文件材料或?qū)嵨锏幕ヒ?jiàn)號(hào)、存放地點(diǎn)以及需要說(shuō)明的本案卷組卷質(zhì)量和其他情況。

　　2. 立卷人：應(yīng)由立卷責(zé)任者簽字。

　　3. 立卷日期：填寫(xiě)完成立卷的日期。

　　4. 審核人：應(yīng)由本級(jí)任務(wù)負(fù)責(zé)人審核案卷質(zhì)量后簽字。

　　5. 審核日期：填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核完畢的日期。

　　（十）裝訂與裝盒

　　1. 案卷內(nèi)文件材料一般以件為單位裝訂。

　　2. 每件紙質(zhì)文件材料首頁(yè)上端空白處加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章式樣見(jiàn)附件8。

　　3. 案卷內(nèi)文件材料宜采取線裝法或使用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂。頁(yè)數(shù)較多時(shí)，使用“三孔一線”裝訂；頁(yè)數(shù)較少時(shí)，使用不銹鋼訂書(shū)釘在歸檔文件材料左側(cè)兩釘裝訂。裝訂要求牢固，做到文件材料不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，保持裝訂后文件材料的平整。原裝訂方式符合要求的，維持不變。

　　4. 圖紙可不裝訂，并與圖紙目錄一起裝盒。

　　5. 對(duì)不宜裝訂的手稿、證件，可用盒、卷、袋或相冊(cè)保管。

　　6. 整理好的文件材料應(yīng)按順序裝入檔案盒。

　　7. 檔案盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm，脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。檔案盒宜采用220g以上的單層無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。

　　8. 檔案盒盒脊應(yīng)標(biāo)注檔號(hào)，式樣見(jiàn)附件9。

　　第六條 科研電子文件的整理

　　先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)科研電子文件的整理包括組件、格式轉(zhuǎn)換、組卷、編制檔號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、編制案卷封面、編制案卷目錄、編制卷內(nèi)備考表、命名與存儲(chǔ)。

　　（一）科研電子文件組卷、編制檔號(hào)、編制案卷封面、編制案卷目錄、編制卷內(nèi)備考表，按照先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)紙質(zhì)科研文件材料整理要求執(zhí)行。

　　（二）組件

　　1. 科研電子文件組件按照紙質(zhì)科研文件材料組件規(guī)則執(zhí)行。

　　2. 科學(xué)數(shù)據(jù)一般按照數(shù)據(jù)集組件，一個(gè)數(shù)據(jù)集為一件。

　　3. 同一份歸檔文件材料的電子文件和紙質(zhì)件應(yīng)為一件。

　　（三）格式轉(zhuǎn)換

　　1. 歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)采用通用格式歸檔，具體包括：

　　版式文件：OFD、PDF/A

　　位圖/照片文件：JPG、TIF

　　二維矢量文件：SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF

　　三維矢量文件：STEP

　　數(shù)據(jù)庫(kù)：ET、XLS、DBF、XML

　　電子郵件：EML

　　網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類(lèi)電子文件：HTML

　　電子文件元數(shù)據(jù)及紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)：XLS、XML

　　2. 非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式，并連同原格式文件材料一并歸檔。經(jīng)信息技術(shù)手段加密的電子文件應(yīng)在解密后歸檔。

　　（四）編制卷內(nèi)目錄

　　科研電子文件卷內(nèi)目錄設(shè)置序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、保密期限、載體形式、容量、格式名稱(chēng)、計(jì)算機(jī)文件個(gè)數(shù)、生成方式、存儲(chǔ)位置、備注、檔號(hào)等項(xiàng)目，式樣見(jiàn)附件4。具體填寫(xiě)要求如下：

　　1. 序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、密級(jí)、保密期限、檔號(hào)等項(xiàng)目，按照本規(guī)范“第五條（六）”相關(guān)要求填寫(xiě)。

　　2. 載體形式：填寫(xiě)文件材料載體狀態(tài)，如“電子”、“紙質(zhì)和電子”。

　　3. 頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每件歸檔文件材料的頁(yè)數(shù)總數(shù)?！拜d體形式”為“紙質(zhì)和電子”的僅填寫(xiě)紙質(zhì)文件材料頁(yè)數(shù)。

　　4. 容量：填寫(xiě)電子文件大小，單位為KB、MB、GB等。

　　5. 格式名稱(chēng)：填寫(xiě)電子文件的格式名稱(chēng)，如PDF、DOCX等。

　　6. 計(jì)算機(jī)文件個(gè)數(shù)：填寫(xiě)一件電子文件包含的計(jì)算機(jī)文件數(shù)量。

　　7. 生成方式：填寫(xiě)文件材料的生成方式，如原生、數(shù)字化等。

　　8. 存儲(chǔ)位置：填寫(xiě)電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)的載體號(hào)，載體號(hào)命名結(jié)構(gòu)可為“KY-任務(wù)編號(hào)-年度-載體序號(hào)”；不能脫離生成系統(tǒng)或設(shè)備的電子文件，填寫(xiě)其所在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或生成設(shè)備的名稱(chēng)、系統(tǒng)訪問(wèn)路徑或設(shè)備存放地，以及責(zé)任者等信息。

　　9. 備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。如電子文件與紙質(zhì)文件材料頁(yè)數(shù)不一致時(shí)注明“紙質(zhì)文件材料XX頁(yè)、電子文件XX頁(yè)”。

　　（五）命名與存儲(chǔ)

　　1. 歸檔電子文件應(yīng)按檔號(hào)-卷內(nèi)序號(hào)進(jìn)行命名。歸檔電子文件包含的計(jì)算機(jī)文件，命名規(guī)則為“檔號(hào)-卷內(nèi)序號(hào)-順序號(hào)”。

　　2. 通過(guò)中科院檔案數(shù)字資源移交接收系統(tǒng)在線整理歸檔的電子文件在線存儲(chǔ)。無(wú)法在線存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)選擇一次寫(xiě)光盤(pán)或硬磁盤(pán)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)。

　　3. 電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)編制說(shuō)明文件，包括任務(wù)名稱(chēng)、任務(wù)編號(hào)、件數(shù)、起止檔號(hào)、載體號(hào)、存入日期、密級(jí)、保管期限等信息，并與電子文件一并存儲(chǔ)在相應(yīng)載體中。存儲(chǔ)載體應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的載體裝具，并標(biāo)注載體號(hào)。

　　4. 不能脫離生成系統(tǒng)或設(shè)備的電子文件，存儲(chǔ)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)或生成設(shè)備中。

　　第七條 聲像文件材料的整理

　　先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)聲像文件材料整理包括組件、格式轉(zhuǎn)換、排列、編制檔號(hào)、編制目錄、命名與存儲(chǔ)。

　　（一）組件

　　1. 照片原則上一張為一件，同一問(wèn)題或事件內(nèi)場(chǎng)景或人物相同的若干張照片可為一件。

　　2. 音頻根據(jù)實(shí)際生成情況，一個(gè)音頻為一件。

　　3. 視頻根據(jù)實(shí)際生成情況，一個(gè)視頻為一件。

　　（二）格式轉(zhuǎn)換

　　1. 歸檔聲像文件材料應(yīng)采用通用格式歸檔，具體包括：

　　照片：JPG、TIF

　　音頻：WAV、MP3

　　視頻：MP4、AVI、MXF

　　2. 非通用格式的聲像文件材料應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式，并連同原格式文件材料一并歸檔。經(jīng)信息技術(shù)手段加密的聲像文件材料應(yīng)在解密后歸檔。

　　（三）排列

　　1. 照片按照管理活動(dòng)照片、科研活動(dòng)照片、儀器設(shè)備（含軟件）照片的順序進(jìn)行排列。其中，管理活動(dòng)中形成的照片按事由結(jié)合時(shí)間排列；科研活動(dòng)中形成的照片按科研工作階段或重要程度排列；儀器設(shè)備（含軟件）購(gòu)置中形成的照片按單臺(tái)（套）設(shè)備的購(gòu)置流程排列。

　　2. 音頻、視頻參照照片排列規(guī)則進(jìn)行排列。

　　（四）編制檔號(hào)

　　先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)聲像檔案檔號(hào)由檔案門(mén)類(lèi)代碼、先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)、問(wèn)題代碼、件號(hào)組成，檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“檔案門(mén)類(lèi)代碼-先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)[-問(wèn)題代碼]-件號(hào)”。檔號(hào)釋義圖見(jiàn)附件3。

　　1. 檔案門(mén)類(lèi)代碼：采用檔案門(mén)類(lèi)名稱(chēng)的拼音首字母縮寫(xiě)標(biāo)識(shí)。照片檔案代碼為ZP，音頻檔案代碼為YP，視頻檔案代碼為SP。

　　2. 先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)、問(wèn)題代碼按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求填寫(xiě)。

　　3. 件號(hào)：填寫(xiě)文件排列順序號(hào)。件號(hào)用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足。

　　（五）編制目錄

　　1. 編制照片檔案目錄

　　照片檔案目錄設(shè)置先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)、立檔單位檔號(hào)、題名、張數(shù)、攝影者、攝影時(shí)間、容量、保管期限、密級(jí)、保密期限、載體號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、格式名稱(chēng)、文字說(shuō)明、任務(wù)名稱(chēng)等項(xiàng)目，式樣見(jiàn)附件10。

　　（1）先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)、立檔單位檔號(hào)：按照本規(guī)范“第五條（四）”相關(guān)要求編制。

　　（2）題名：填寫(xiě)照片所反映的主要內(nèi)容。照片中涉及的重要人物，應(yīng)標(biāo)明人物的姓名、身份（職務(wù)）和所處位置，并外加“[ ]”。

　　（3）張數(shù)：填寫(xiě)一件中包含的照片張數(shù)。

　　（4）攝影者：填寫(xiě)照片的拍攝者。

　　（5）攝影時(shí)間：填寫(xiě)照片的拍攝時(shí)間。

　　（6）容量：填寫(xiě)照片大小，單位為MB、GB等。

　　（7）保管期限：分為永久，定期10、30年，可參考與其有密切聯(lián)系的其他載體檔案的保管期限劃定。

　　（8）密級(jí)：照片檔案保密程度的等級(jí)，一般分為秘密、機(jī)密、絕密三種。沒(méi)有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。

　　（9）保密期限：填寫(xiě)照片保密期限，如“1年”；無(wú)保密期限的不填寫(xiě)。

　　（10）載體號(hào)：填寫(xiě)照片脫機(jī)存儲(chǔ)的載體號(hào)，載體號(hào)結(jié)構(gòu)可為“ZP-任務(wù)編號(hào)-年度-載體序號(hào)”。

　　（11）參見(jiàn)號(hào)：填寫(xiě)與照片有密切聯(lián)系的其他載體類(lèi)型檔案的檔號(hào)。

　　（12）格式名稱(chēng)：填寫(xiě)照片的計(jì)算機(jī)文件類(lèi)型，如JPG、TIF等。

　　（13）文字說(shuō)明：填寫(xiě)照片的說(shuō)明，包括事由、地點(diǎn)、人物、背景要素。

　　（14）任務(wù)名稱(chēng)：填寫(xiě)各級(jí)任務(wù)實(shí)施單位所承擔(dān)任務(wù)的全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　2. 編制音頻、視頻檔案目錄

　　音頻、視頻檔案目錄設(shè)置先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)、立檔單位檔號(hào)、題名、攝錄者、攝錄日期、時(shí)間長(zhǎng)度、容量、保管期限、密級(jí)、保密期限、載體號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、格式名稱(chēng)、文字說(shuō)明、任務(wù)名稱(chēng)等項(xiàng)目，樣式參見(jiàn)附件11。

　　（1）先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔號(hào)、立檔單位檔號(hào)、題名、攝錄者、攝錄日期、容量、保管期限、密級(jí)、保密期限、參見(jiàn)號(hào)、文字說(shuō)明、任務(wù)名稱(chēng)按照本規(guī)范“第七條（五）1”相關(guān)要求填寫(xiě)。

　　（2）時(shí)間長(zhǎng)度：填寫(xiě)音頻、視頻的持續(xù)時(shí)間。時(shí)間長(zhǎng)度格式為：hh：mm：ss，其中，hh表示以小時(shí)為計(jì)量單位的時(shí)間長(zhǎng)度，mm表示以分為計(jì)量單位的時(shí)間長(zhǎng)度，ss表示以秒為計(jì)量單位的時(shí)間長(zhǎng)度。

　　（3）載體號(hào)：填寫(xiě)音頻、視頻脫機(jī)存儲(chǔ)的載體號(hào)，音頻檔案載體號(hào)結(jié)構(gòu)可為“YP-任務(wù)編號(hào)-年度-載體序號(hào)”；視頻檔案載體號(hào)結(jié)構(gòu)可為“SP-任務(wù)編號(hào)-年度-載體序號(hào)”。

　　（4）格式名稱(chēng)：填寫(xiě)音頻、視頻的計(jì)算機(jī)文件類(lèi)型。音頻為WAV、MP3；視頻為MP4、AVI、MXF。

　　（六）命名與存儲(chǔ)

　　1. 照片采用“檔號(hào)-照片張?zhí)枴备袷矫?。音頻、視頻以其“檔號(hào)”命名。

　　2. 歸檔聲像文件材料通過(guò)中科院檔案數(shù)字資源移交接收系統(tǒng)在線存儲(chǔ)。無(wú)法在線存儲(chǔ)的聲像文件材料應(yīng)選擇一次寫(xiě)光盤(pán)或硬磁盤(pán)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)。

　　3. 聲像文件材料脫機(jī)存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)編制說(shuō)明文件，包括任務(wù)名稱(chēng)、任務(wù)編號(hào)、件數(shù)、起止檔號(hào)、載體號(hào)、存入日期、密級(jí)、保管期限等信息，并與聲像文件材料一并存儲(chǔ)在相應(yīng)載體中。存儲(chǔ)載體應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的載體裝具，并標(biāo)注載體號(hào)。

　　第八條  標(biāo)本、樣品、樣機(jī)應(yīng)按要求整理形成實(shí)物檔案清單（式樣見(jiàn)附件12）。具體填寫(xiě)要求如下：

　　1. 序號(hào)：歸檔實(shí)物順序號(hào)。

　　2. 實(shí)物檔案名稱(chēng)：應(yīng)填寫(xiě)該實(shí)物檔案的全稱(chēng)。

　　3. 類(lèi)型：填寫(xiě)實(shí)物檔案類(lèi)型，如樣品、標(biāo)本、樣機(jī)。

　　4. 數(shù)量：填寫(xiě)一件實(shí)物檔案包含的實(shí)物數(shù)量或其容器數(shù)量。

　　5. 參見(jiàn)號(hào)：填寫(xiě)實(shí)物檔案相關(guān)聯(lián)文件材料的檔號(hào)。如研制樣機(jī)填寫(xiě)與其相關(guān)聯(lián)的合同或任務(wù)書(shū)、樣機(jī)正側(cè)面照的檔號(hào)；樣品、標(biāo)本填寫(xiě)相關(guān)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文、照片等文件材料檔號(hào)。

　　6. 責(zé)任者：實(shí)物所有或保管的部門(mén)，應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　7. 存放地點(diǎn)：填寫(xiě)實(shí)物具體存放地點(diǎn)（具體到房間號(hào)），并注明樣機(jī)、樣品、標(biāo)本的編號(hào)。

　　8. 備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。

　　9. 先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)：填寫(xiě)本任務(wù)先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)編號(hào)。

　　10. 填表人：應(yīng)由填表人簽字。

　　11. 填表日期：完成填表的日期。

　　12. 審核人：應(yīng)由本級(jí)任務(wù)負(fù)責(zé)人審核本表后簽字。

　　13. 審核日期：實(shí)物檔案清單審核完畢的日期。

　　第九條  先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)各任務(wù)實(shí)施單位應(yīng)編制《先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)檔案歸檔說(shuō)明書(shū)》（模板見(jiàn)附件13），由任務(wù)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室（檔案部門(mén)）負(fù)責(zé)人審核簽字，并作為本任務(wù)形成檔案的第一個(gè)案卷的第一份文件。

　　第十條 先導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)歸檔文件材料向所屬單位綜合檔案室（檔案部門(mén)）歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)交接清單（模板見(jiàn)附件14），履行清點(diǎn)、簽字手續(xù)。

　　第三章 附    則

　　第十一條 本規(guī)范由辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第十二條 本規(guī)范自印發(fā)之日起實(shí)施，2017年5月5日印發(fā)的《中國(guó)科學(xué)院辦公廳關(guān)于印發(fā)<中國(guó)科學(xué)院戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專(zhuān)項(xiàng)文件歸檔要求和整理規(guī)范（試行）>的通知》（科辦〔2017〕5號(hào)）同時(shí)廢止。